Gestion électronique documentaire G.E.D.
La transformation numérique s’inscrit dans un contexte actuel comme un phénomène de grande ampleur lié à la dématérialisation des documents.
Transformation numérique par la G.E.D.
Qu'est-ce que la GED ?
La gestion électronique des documents désigne un logiciel informatisé visant à organiser et gérer des informations sous forme de documents électroniques au sein d’une organisation. Les logiciels de GED intègrent d’autres fonctionnalités permettant de faciliter voire d’automatiser la gestion des documents.
La GED facilite l’échange de documents et permet à plusieurs personnes d’y accéder en même temps. Des règles de gestion de droits définissent ce que chacun est autorisé à faire : accéder, modifier ou encore détruire un document. Le contrôle de version permet le suivi de l’information et de ses mises à jour successives.
La gestion électronique des documents au sein d’une entreprise se fait à l’aide d’un logiciel de gestion dédié. Ces logiciels sont disponibles en mode Saas ou via un serveur local dédié, et permettent à tous les collaborateurs d’avoir accès aux documents selon les règles prédéfinies par l’entreprise.
Quels sont les avantages d'une gestion documentaire ?
La GED est un enjeu important dans l’organisation de l’entreprise. Cette solution informatique gère le cycle de vie des fichiers texte, son, image et vidéo. La GED offre de nombreux avantages:
- Un gain de place considérable, grâce à la réduction du volume de stockage des archives papiers, mais aussi des économies réalisées grâce à la disparition progressive de la gestion des archives papier ou à la diffusion de documents.
- L’ensemble des informations sur un même sujet sont réunies dans un même dossier informatisé. Ce qui entraîne une réduction des coûts liés à la recherche de documents et la possibilité, pour les employés, de se concentrer sur des tâches plus productives.
- Elle rend les données accessibles quel que soit le terminal utilisé, y compris par plusieurs utilisateurs en même temps ! Elle facilite donc la collaboration et les échanges d’informations.
- Elle gère les versions avec une possibilité de traçabilité des modifications.
- Elle permet de trouver rapidement des fichiers et de les partager en instantané. La GED augmente donc la réactivité.
- Les documents ne circulent plus et ne se perdent plus : la sécurité des documents sensibles est assurée contre les attaques extérieures et intérieures.
- Enfin elle facilite la gestion et la maîtrise des droits d’accès.
La Gestion Electronique des Documents
Quelles sont les étapes de la GED?
Adopter la gestion électronique des documents dans une entreprise ne s’improvise pas. La mise en place d’une GED demande rigueur et préparation.
La gestion électronique de documents comprend six phases principales :
- La création et l’acquisition : Très concrètement les documents peuvent être directement créés dans la GED, les versions papiers seront numérisées et les documents nativement digitaux pourront être traités. Grâce à la dématérialisation la GED intègre une grande variété de formats (Word, Excel, Jpeg…)
- L’indexation : Le logiciel indexe les documents facilitants et accélérant ainsi l’accès à l’information. Cette indexation peut s’effectuer sur le contenu même, les mots décrivant le document, ou à partir de mots-clés issus d’une catégorisation.
- Le stockage : La GED dispose d’une forte capacité de stockage. C’est une solution fiable dans le temps permettant un accès rapide aux données.
- La diffusion et la consultation : La GED facilite l’échange de documents et permet à plusieurs personnes d’y accéder en même temps. Des règles de gestion de droits définissent ce que chacun est autorisé à faire : accéder, modifier ou encore détruire un document. Le contrôle de version permet le suivi de l’information et de ses mises à jour successives. Enfin, les contenus sont consultables à partir d’ordinateurs portables, mobiles, tablettes…
- L’archivage et la suppression : Cette solution rend possible la conservation ou la destruction de documents en fin de vie, selon des règles de gestion prédéfinies.
- La sécurité : La gestion électronique des documents assure la sécurité des informations sensibles et la sauvegarde des données du système.